Il est obligatoire de tenir une comptabilité de l'usage des fonds de la coopérative scolaire. L'OCCE met à la disposition des mandataires des outils pour les assister dans cette tâche.

Supports de comptabilité

- Retkoop comptabilité en ligne, est préconisé ! C'est la solution la plus aboutie.

Afin de ne pas trop bousculer vos habitudes, il est conçu pour l'instant comme le fichier tableur, sous la forme d'un tableau affichant dans des colonnes les différentes catégories d'opérations. Les plus de la gestion en ligne :

• accès personnel et sécurisé à vos comptes
• la sauvegarde et l'archivage sont automatiques
• possibilité de faire vos comptes depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone
• possibilité de scanner ses pièces comptables pour les conserver en ligne (cela ne dispense pas de devoir les classer et les archiver sur place sous forme papier)
• possibilité de suivi des factures par projet
• Consultation des archives des comptes de la coopératives en ligne sur 10 ans (durée légale de conservation)

- LivreComptes, plus rustique, permet de tenir les comptes sur un tableur LibreOffice ou OpenOffice.

Tous les ans, un nouveau document vide doit être mis en service en complétant en page "intro" les coordonnées de la coopé et les reports de début d'exercice.

Attention à bien faire des sauvegardes régulières sous peine de perdre tout votre travail !

En fin d'année, vous pouvez imprimer le compte-rendu financier (onglet "CRF") complété automatiquement à partirs deslignes de comptes, à imprimer également pour conservation en archive.

- Le cahier de comptes papier est maintenant déprécié (le plan comptable n'est pas à jour), il en reste quelques-uns à votre disposition mais il ne sera pas réimprimé.

Inscription des opérations en comptabilité

Les bases :

• Inscrire les opérations dès qu'elles sont réalisées !
• En respectant les dates d'exercice (l'exercice OCCE court du 1er septembre au 31 août),
• Sans oublier de réaliser un pointage à chaque réception de relevé bancaire,
• Et en s'assurant qu'à chaque opération correspond un justificatif.

Ventilations :

• Quand vous inscrivez une opération en comptabilité, outre les informations de base (date, N° de pièce, de chèque, intitulé...),  il vous est demandé de la ventiler, c'est à dire indiquer le type de dépense (numéros 6...) ou de recette (7...) auquel elle est affectée, en plus du compte financier concerné (5...).
• Remarque : Une écriture peut être ventilée dans plusieurs colonnes. Par exemple, pour affiler la coopérative scolaire à l'OCCE, vous établissez un seul chèque incluant une part cotisation (6586...) et une part assurance (61681...).
• Les catégories de dépenses et recettes sont normalisées par le plan comptable adapté aux coopératives scolaires.